Eine Übungscheckliste ist schnell geschrieben: Traktor organisieren, Wasserschlauch bereitstellen, Anwohner informieren. Nur steht danach oft niemand daneben. Wer den Traktor besorgt, wird an der Sitzung gesagt und ist zwei Wochen später vergessen. Neu weist du einzelne Checklisten-Punkte direkt Personen aus deinem Team zu, in Übungen wie in Posten.
Zuweisen mit nur drei Klicks
Öffne die Übung, klappe die Checkliste auf, öffne beim gewünschten Punkt das Menü (drei Punkte) und wähle Zuweisen. Danach suchst du die Person(en) und wählst eine oder mehrere aus. Bei Posten läuft es gleich, dort öffnest du die Checkliste im Tab Posten.
Die Aufgabe landet auf der Startseite
Zugewiesene Personen sehen den offenen Punkt sofort auf ihrer persönlichen Startseite unter Meine Aufgaben: mit der Übung (und dem Posten), dem Datum, für das die Aufgabe gebraucht wird, und den verbleibenden Tagen. Sortiert wird nach diesem Datum, was zuerst gebraucht wird, steht zuoberst.
Eine E-Mail, nicht fünf
Etwa 15 Minuten nach der Zuweisung geht eine E-Mail an die zugewiesene Person, mit allen Aufgaben, die in dieser Zeit dazugekommen sind. Wer beim Vorbereiten einer Übung fünf Punkte an dieselbe Person verteilt, löst also eine E-Mail aus und nicht fünf.
Die Verzögerung hat noch einen zweiten Zweck: Vor dem Versand wird die Checkliste nochmals geprüft. Eine Zuweisung, die du gleich wieder zurückgenommen hast, die bereits abgehakt oder deren Punkt gelöscht wurde, wird gar nie verschickt. Korrigieren beim Schreiben kostet niemanden eine E-Mail.
Daneben steht, was organisiert wurde
Zu jedem Punkt gehört ein Feld Notiz. Dort hält die zuständige Person fest, was sie konkret organisiert hat: den Namen des Traktorfahrers, die abgemachte Uhrzeit, die Telefonnummer beim Werkhof. Beim nächsten Blick auf die Checkliste steht die Antwort dort, wo die Frage stand.
Ein zugewiesener Punkt wird beim Abhaken nicht durchgestrichen. Er bleibt lesbar, weil weiterhin jemand dafür verantwortlich ist, und du siehst auf einen Blick, wer was übernommen hat. Zuweisungen und Notizen kommen auch auf dem Ausdruck von Übung und Posten mit, für alle, die den Ablaufplan auf Papier dabeihaben.
Geheime Übungen bleiben geheim
Bei einer geheimen Übung sehen nur Übungsleiter und Stellvertreter die Checkliste. Andere zugewiesene Personen bekommen deshalb weder eine E-Mail noch einen Eintrag auf ihrer Startseite, solange die Übung geheim ist. Die Zuweisung selbst bleibt bestehen und wird sichtbar, sobald die Übung es ist.
Team-Vorlagen für Checklisten bleiben übrigens frei von Zuweisungen: An einer Vorlage hängen keine Personen, die Namen kommen erst an der konkreten Übung dazu.
Die Zuweisungen sind seit dem Update vom 7. September live. Damit hat jeder Punkt auf der Checkliste einen Namen, und jeder AdF sieht auf der Startseite, was von ihm erwartet wird, ohne im Protokoll der letzten Sitzung nachzulesen.
→ Alle Änderungen im Überblick: Neuerungen
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